MICE受付システム reg-cloud
イベント・コンベンションの受付をサポートする、参加登録システムです。
参加受付・参加費のオンライン決済・演題投稿や査読など、イベント・コンベンションを開催するにあたって一番煩雑になる、受付に関する機能をパッケージにしたクラウド型サービスです。
ご要望に合わせ「参加受付機能」「演題投稿機能」「査読機能」の1機能1言語からご利用いただけます。
動画配信プラットフォーム proactive cloud-fusionと合わせてご利用いただくことで、オンライン学会もスムーズに開催できます。
主な機能
- 参加受付
- イベント・コンベンションへの参加申込を受付できる「申込フォーム」を利用できます。
カスタマイズした参加申込用のページで、申込者による登録が可能です。
- 演題投稿・査読
- 演題投稿用のページで、投稿者による演題投稿が可能です。
査読専用ページで、投稿された担当演題を閲覧、査読結果を登録いただけます。
- 参加費決済
- 「クレジットカード決済」と「銀行振込」でのお支払いを選択いただけます。
参加費のお支払い完了後、WEB上で申込者自身で「領収書」を発行いただけます。
- QRコード発行
登録完了と同時にQRコード付き参加票を自動発行することができ、来場管理に活用いただけます。
参加者は、スマホや携帯電話にメールを転送、受け取ったメール画面を会場で持参するだけです。
来場管理システム「SGS」と連携し、発行されたQR参加票を読み取ることで、イベント当日の入退場管理も可能になります。
ご利用の流れ
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STEP1
詳細についてヒアリング
「参加受付機能」「演題投稿機能」「査読機能」の1言語1機能から利用可能- ※システム設定は弊社で行います。
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STEP2
演題登録・査読
締め切りの設定、投稿者のリストや投稿演題のダウンロードが可能
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STEP3
演題査読、採択
オンライン上で、演題毎の査読採点が可能
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STEP4
参加受付
参加申込者の検索やリストのダウンロードが可能
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option
来場管理
弊社パッケージシステム「SGS」と連携することで、イベント当日の来場管理がより便利に
他の弊社サービスと連携することで、より便利にご利用いただけます。
reg-cloud導入のメリット
導入前は、参加者申込や決済、演題募集など、それぞれ別で管理しており、とても負担が大きかったです。
リストの作成・更新にも時間を費やしていました。
reg-cloud導入後は、以下の効果が期待できます。
- ・管理の簡略化
- 「参加申込から決済」「演題募集から査読」がそれぞれ一元管理できるため、管理の手間を省き、簡略化することができます。
また、ファイルアップロードシステムを活用してアップした演題のデータは、一括でダウンロード可能です。 - ・リストアップ
- 管理画面より、参加申込者の検索やリストのダウンロードが可能です。
容易に参加者の情報をまとめることができます。
導入前は、査読者からの評価についての連絡を1件ずつ確認しており、多大な労力と時間がかかっていました。
また、採点結果の登録も手間がかかっていました。
reg-cloud導入後は、以下の効果が期待できます。
- ・情報提供の効率化
- メール一斉配信機能により、査読者に一括で連絡することができます。
査読者・未査読者など、分けて連絡することも可能です。 - ・適切な情報管理
- 採点結果は一括登録・個別登録でき、事務負担を軽減します。
よくある質問
導入について
- どのような企業・団体が利用していますか？
導入事例を教えてください。 - 学会・学術大会を運営する団体が多いですが、それ以外のイベント主催企業、運営会社など幅広くご利用いただいております。
- 最短、どれくらいの日数で導入できますか？
- 所定の設定用シートに必要事項を記入いただいた後、およそ10営業日以内に、テストサイトのご案内をいたします。
テストにて内容を確認いただき、修正点がなくなってから約4営業日後に、受付開始が可能です。
修正作業は、弊社で対応いたします。
機能について
- 動作環境を教えてください。
- 各ブラウザの最新バージョンをお使いいただくことを推奨しています。
【推奨環境】Microsoft Edge最新版、Google Chrome最新版
- ※動作環境に記載されているブラウザの種類は、ブラウザのサポート終了、改良などの理由により、予告なく変更される場合があります。
- データは、いつまで保存されますか？
- 契約期間までとなります。契約期間満了後、弊社規定およびタイミングにより物理削除を行います。
契約期間中の場合、お客様からの申請による削除も可能です。 - 支払い機能はありますか？
- クレジットカード、銀行振込から選択いただけます。
- ※クレジットカード決済は、1件あたり5％（税別）の収納代行手数料をいただきます。
収納代行で弊社にてお預かりした参加費は、弊社より指定口座へ振込みいたします。
- ※クレジットカード決済は、1件あたり5％（税別）の収納代行手数料をいただきます。
- 管理者として、システム操作はできますか？
- 主催者管理画面にて、申込情報一覧、入金管理、一斉メール送信、代理登録（新規登録・情報変更）などの操作ができます。
費用について
- 費用を教えてください。
- 1言語ごとに初期設定費用＋月額利用料×利用月数です。
- ※月額利用料は、以下の条件により異なります。
利用期間／登録者数／利用機能 - ※別途、保守費を申し受けます。詳細・お見積りにつきましては、お問合せください。
- ※月額利用料は、以下の条件により異なります。
セキュリティについて
- 通信は暗号化されますか？
- はい。通信はすべてSSLにより暗号化されます。個人情報の送受信も安全に行われます。
その他
- 利用料金の支払いはいつから発生しますか？
- 稼働開始月に初期費用と初月利用料が発生します。
お支払いは月払い、年払いと可能ですのでご相談ください。（但し、日払い計算は行いません。） - オプションサービスの事務局代行の内容を教えてください。
- 当社の事務局代行サービスでは、会員管理に加えて会計管理や総会・研究会の運営支援など一部業務の委託も承ります。お客様の業務負担を軽減し、効率的な運営を支援します。
reg-cloudは、他の弊社サービスとの連携することで、より便利にご利用いただけます。
来場管理システム「SGS」会員管理システム「IM-cloud」
WEB視聴システム「proactive cloud-fusion」
創業以来MICEに特化し、その中でも学術集会（学会）や企業様主催のセミナー、イベントの開催・運営サポートを中核に5,000件以上の案件に携わってまいりました。
これらの実績・経験を元に、主催者様・参加者様のいずれにも満足いただけるよう、運営をサポートさせていただきます。
