来場者管理システム
SGS
SGSは、QRコードで入場・退場の把握ができるイベント管理システムです。
QRコードを使用することで、イベント来場者受付での混雑を防ぎ、イベントの進行がスムーズになります。
速やかな入場者のフォローが行え、イベント参加者のホスピタリティ向上につながります。
イベント開催前のコンサルティングから、イベント当日の人的なサポート、システム運用まで、ワンストップで対応いたします。
必要データ受領後であれば、最短3日とスピーディーな導入も可能です。
主な機能
- QRコードでスムーズな入場・退場管理
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来場者は受付にてQRコードをかざすだけ。スピーディーな入退場が可能です。大切なお客さまをお待たせすることはありません。
管理画面には個々の来場者個別のご案内事項を表示することも可能です。
- 来場状況をリアルタイムで確認
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来場者数、どなたがいつご来場されたかなど、来場状況の確認が、遠隔地でもリアルタイムでできます。
また、大切なお客様の入場・退場を、担当者へメールでお知らせすることで、スムーズなアテンドを実現します。
- 参加証の発券機能
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受付でQRコードを読み取り、参加証を発券することで、主催者様の参加証事前送付や参加証忘れに対応する手間が省け、スムーズな来場管理が実現できます。
- 来場者情報のデータ化
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来場者情報は、データベースにて管理されています。
イベント終了後のお礼や案内状の送付など、アフターフォローに有効活用いただけます。また、蓄積されたデータは、来場者情報を分析するための貴重な資料となります。
ご活用いただけるシーン
お客様には、以下のようなシーンでの来場管理にご活用いただけます。
ご利用の流れ
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STEP1
事前
主催者
参加者リストをシステムにインポート
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STEP2
事前
主催者
QRコード付き参加証配布
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STEP3
当日
参加者
QRコード付き参加証を持参
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STEP4
当日
主催者
受付でQRコード読み取り
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STEP5
当日
参加者
会場へ入場
SGS導入のメリット
- 招待者のみが参加する会を開催したい
- 参加費がかかる会を開催したい
- 複数個所で受付をするが、全部まとめて管理したい
- 紙のリストだと、個人情報の管理などが気になる
SGS導入後は、以下の効果が期待できます。
- ・QRコードを使った入退場の管理
- 事前に配布しているQRコードをスキャナーにかざすことで、入退場の記録がつけられます。複数ゲートの設定が可能なため、受付の他にもゲートを設けることができます。
- ・リアルタイムでの来場状況の確認
- クラウド上で管理しているので、遠隔地でもリアルタイムでの確認ができます。事前に設定したグループごとの状況も確認可能。部署ごとに分けることでご自身の部署の状況を確認することもできます。
- ・スタッフ向け個別メッセージ機能
- 来場時、受付スタッフ向けにメッセージを表示することで、迅速なアテンドが可能になります。
- もっとスムーズな受付をしたい
- 特定の参加者の来場状況を、担当者がすぐに把握したい
- 受付と同時に、名札を印刷したい
SGS導入後は、以下の効果が期待できます。
- ・来場者向けメッセージの表示
- 別途モニターを設けることで、来場者向けに氏名やウェルカムメッセージを表示させることができます。
- ・来場時、退場時のメール送信
- 参加者の来場時、退場時に担当者にお知らせメールを送ることができます。
- ・QRコード読み取り時の参加証発行
- 来場時、QRコードを読み取ると、打刻と同時に参加証の印刷ができます。
よくある質問
サポートについて
- 当日、何かあった際はサポートしてもらえますか？
- 当日は弊社スタッフも会場にお伺いし、システムトラブルの際はサポートいたします。
- 受付スタッフをお願いすることは可能ですか？
- 弊社での手配も可能です。
- 事前にレクチャーをしてもらうことは可能ですか？
- 直接の訪問、またはオンラインにて対応いたします。
- 機材のレンタルは行っていますか？
- PC、QRスキャナーの貸出しを行っています。
来場管理について
- 遠隔地でも、来場状況を把握したいです。
- クラウドサーバを利用しているため、システムにログインすることで遠隔地からでも確認できます。
- 当日追加や変更があった際は、どうすればいいでしょうか？
- システム上で追加や変更が可能です。
- 受付以外でも管理をしたい（受付とは別の会場でも来場記録をとりたい）です。
- ゲート設定を利用することで、受付以外の場所でも管理することが可能です。
- 複数日開催でも利用できますか？
- 複数日開催でもご利用いただけます。開催日ごとに参加者が異なる場合も対応可能です。
費用については、お問い合わせください。
受付について
- 参加者が受付に来たら、すぐに分かるようにできますか？
- 管理画面より、リアルタイムで来場状況を確認できます。
また、QRコード読み取り時に、担当者へメールを送ることも可能です。 - 受付でQRコードの読み取りと合わせて、参加証を出力できますか？
- プリンターと接続することで、来場記録と同時に参加証の印刷が可能です。
- 受付時に、参加者ごとに異なる案内をしたいです。
- 例：講演会会場が参加者により異なる場合、
ネームカードストラップの色が異なる場合、
座席指定がある場合
- 例：講演会会場が参加者により異なる場合、
- メッセージ欄に表示させることで、受付スタッフに通知することが可能です。
また、受付スタッフを配置しないイベントの場合は、来場者専用モニターを使用し、参加者ごとに案内を表示させる事もできます。
創業以来MICEに特化し、その中でも学術集会（学会）や企業様主催のセミナー、イベントの開催・運営サポートを中核に5,000件以上の案件に携わってまいりました。
これらの実績・経験を元に、主催者様・参加者様のいずれにも満足いただけるよう、運営をサポートさせていただきます。
